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社内イベント成功のポイント

社内イベントを成功させるためのポイントとは? イベントの例も紹介

#メタバース

#社内イベント

2023.06.08


社内イベントを成功させるためのポイントとは?イベントの例も紹介

社員のコミュニケーションを活性化したり、社員の帰属意識を高めたりなど、様々な目的で行う社内イベント。社内イベントの幹事を任された人は「どうやったら社員みんなが喜んでくれるのか?」「どんな方法で開催すれば良いのだろう?」と頭を悩ませることが多いのではないでしょうか。

本記事では、社内イベントを成功させるためのポイントをご紹介します。社内イベントを実施する流れやイベントの例も紹介しますので、どのようなイベントを開催するか迷っている方はぜひ参考にしてみてください。

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目次

社内イベントを行うメリット

そもそも社内イベントを行うことで、社員はどのようなメリットを得られるのでしょうか。
社内イベントの種類によって得られるメリットは変わってきますが、例えば以下のようなメリットを得られます。

1. 社員間のコミュニケーションが活性化される
2. 企業の理念・ビジョンを共有できる
3. 社員のモチベーション向上につながる

それぞれのメリットについて解説します。

社員間のコミュニケーションが活性化される

社内イベントを行う最も大きなメリットは、社員間のコミュニケーションが活性化される点です。社内イベントでコミュニケーションをとることで、お互いの人柄を深く知ったり、意外な一面を知ったりでき、社員同士の仲を深められます。良好な人間関係を築き上げることで、業務で困った時に助け合うことができるでしょう。

また、社内イベントは普段の業務では関わらない人とも交流できる点も魅力です。他部署の社員との仲を深めることができれば、部署間の連携をより円滑にでき、部署を横断した取り組みに繋がるケースもあるでしょう。

企業の理念・ビジョンを共有できる

社内イベントは、企業の理念・ビジョンを共有できるメリットもあります。実際に社内イベントを経営理念や会社のビジョンの理解を深める場として活用している企業は多いです。

また、普段なかなか交流する機会が少ない経営層・上層部の社員とも社内イベントを通じてコミュニケーションを取ることもできます。例えば、懇親会などでは経営層・上層部の社員がどのような考えを持って仕事に取り組んでいるのかを聞くことができます。一方で、自身が業務を行っている中で感じている疑問・悩みを聞いてもらうこともできるでしょう。

社員のモチベーション向上につながる

社内イベントは、社員のモチベーション向上にもつながります。社内の同僚や上司、他部署の社員とのコミュニケーションが活性化されれば、社員は居心地の良さを感じるようになります。居心地の良い職場環境は社員のモチベーション向上につながり、生産性が高い業務を行えるようになるでしょう。

さらに、仕事に対するモチベーションや帰属意識が高まることで社員の定着率が向上する、離職率が低下するといった効果も期待できます。

会社で感じるストレスの種類は様々ですが、人間関係でストレスを感じてしまう方は非常に多いです。社内イベントは社員同士の交流を深めることができ、良好な人間関係を築くきっかけになるでしょう。

社内イベントを実施する流れ

初めて社内イベントの幹事を任された場合、どのような流れで準備を進めていけばいいのか分からないという方も多いのではないでしょうか。

ここでは、社内イベントを実施する流れについて解説します。

①社内イベントの目的・テーマを明確にする

はじめに、社内イベントの目的・テーマを明確にしましょう。社員イベントの目的は企業によって様々ですが、例えば以下のような目的が挙げられます。

・社員同士のコミュニケーション活性化
・社員の表彰・慰労
・経営理念・ビジョンの共有
・社員のスキルアップ

社内イベントの目的・テーマを明確にしておくと、どのようなイベントがふさわしいのか、どのメンバーを選ぶべきかの判断もしやすくなるでしょう。

②目的に合った企画内容を考える

次に目的に合った企画内容を考えていきましょう。例えば、社員同士のコミュニケーション活性化が目的の場合、新年会・忘年会や歓送迎会などのイベントが適しています。

また、できるだけ社員が参加したいと思えるような内容にすることも重要です。「拘束時間が長くなる可能性がある」「高額な費用が掛かる」など社員の負担が大きいイベントは参加率も低くなります。

目的を達成するためにふさわしい内容かどうか、社員に負担が掛からないかを考慮して企画内容を考えていきましょう。

③運営メンバーを選出する

次にイベントを運営するメンバーを選出しましょう。運営メンバーをアサインする際には、社内イベントを実施する目的や目的を達成するための熱意を伝えることがポイントです。

社内イベントは開催するまでの間の準備や打ち合わせ、当日の運営など、イベントを成功させるために割く時間がどうしても多くなります。それでも協力したいと思ってもらえるように、なぜその人に協力してもらいたいのか、イベントを成功させたいという熱意を伝えるようにしましょう。

④日時を決める

運営メンバーが確定したら、イベントを開催する日時を決める必要があります。イベントの開催日は、運営メンバー全員が確実に参加でき、社員が参加しやすい日を設定するようにしましょう。併せてイベントの開催時間もこのときに決めておくのがおすすめです。

繁忙期のイベント開催は社員の負担が大きくなるため、できるだけ避けるようにしましょう。

⑤プログラム・マニュアルの作成

続いて、プログラム・マニュアルを作成しておきましょう。何時からどのようなイベントを実施するのか、運営メンバーの役割分担などを明確に決めておきましょう。

イベント当日の流れがはっきり分かれば、必要な準備を進めやすくなります。また、参加者も当日の流れを把握できるため、不安を感じずに参加できるようになるでしょう。

社内イベントの例

社内イベントの種類は非常に多く、開催する方法も様々です。

ここでは、目的別に社内イベントの例をご紹介します。どのようなイベントを行うべきか迷っている方はぜひ参考にしてみてください。

コミュニケーション活性化につながる社内イベント

コミュニケーション活性化につながる社内イベントを開催したい場合、歓送迎会や新年会・忘年会、社員旅行などがおすすめです。

歓送迎会

歓送迎会は、新入社員が入社する4月に実施する企業が多く見られます。入社して間もない新入社員の緊張感を緩和することができ、先輩社員とのコミュニケーションを取る場として良い機会になるでしょう。

新年会・忘年会

新年会・忘年会は社内イベントの定番として多くの企業が実施しています。飲み会に対する意識は世代ごとにギャップがあるため、社員全員が参加しやすい形式を検討するようにしましょう。

社員旅行

社員旅行も社員のコミュニケーション活性化につながるイベントの一つです。会社・仕事のことは一時的に忘れて社員同士で旅行を楽しむことになるため、より仲を深めることができるでしょう。

社員のモチベーションアップにつながる社内イベント

社員のモチベーションアップにつながる社内イベントを開催したい場合、社内表彰式や社内コンペなどがおすすめです。

社内表彰式

社内表彰式では、成果を出した社員などを多くの社員が集まっている場所で表彰するイベントです。社員のモチベーションアップや、生産性向上などの効果が期待できます。

社内コンペ

社内コンペでは、新規事業や新商品などのアイデアを募集し、選考を通過していったチームが選ばれた事業案を事業化できるイベントです。参加者の仕事に対するモチベーションを高める効果が期待できます。

企業の理念・ビジョン共有に役立つイベント

キックオフイベントや周年イベントなどは、企業の理念・ビジョン共有に役立ちます

キックオフイベント

キックオフイベントは、年度始めや新規事業の立ち上げなどに実施されるイベントです。イベントの場で企業の目的やビジョンを改めて社員に共有し、社員の団結力・モチベーションを向上させることができます。

周年イベント

周年イベントとは、社内で節目となる年を祝うイベントのことです。企業の歴史や歩みなどを振り返り、未来に向けてどのような取り組みを行っていくのかを共有する場となっています。

社内イベントを成功させるポイント

社内イベントを成功させるためには、念入りな事前準備が不可欠です。ここでは、社内イベントを成功させるために必ず押さえておきたいポイントを3つご紹介します。

①性別・年齢を問わずに楽しめる内容にする

社内イベントはできる限り多くの社員に参加してもらうのが理想です。そのため、性別・年齢を問わずに楽しめる内容にしましょう。実際に社内イベントに対して参加したいと前向きに考える社員もいれば、あまり参加したくないと考える社員も一定数いるのが実情です。

あまり参加したくないと考える社員に参加してもらうためには、負担が少ない内容であることに加えて、参加して楽しめそうな内容がどうかを検討することが大切です。

②定期的にリマインドする

社内イベントの準備を進めながらも、定期的にイベント日時・場所等の情報をリマインドすることも意識しましょう

適切なタイミングで繰り返しリマインドすることが参加率を高めるためには非常に重要です。毎回同じ内容でリマインドするよりも、タイミングによって訴求方法を変える方が参加率の向上に繋がるでしょう。

③イベント終了後にアンケートを実施する

イベント終了後にアンケートを実施することも忘れずに行いましょう。社内イベントを実施した後に「社員が楽しめたかどうか」「どのように感じたのか」などの意見を集めることで、改善点や反省点が明確になります。

今後より良い社内イベントを開催するために、アンケートは必ず実施するようにしましょう。

【社内イベントでよくある悩み】オンライン or オフライン

近年のテクノロジーの進化に伴い、オンラインでも気軽に社内イベントを開催できるようになりました。幹事の立場からすると、オンラインかオフラインどちらで開催するべきか非常に悩むのではないでしょうか。

ここでは、オンライン・オフラインそれぞれのメリット・デメリットについて解説します。

オンライン開催のメリット・デメリット

オンライン開催のメリットは、会場までわざわざ移動する手間がなく、服装や帰宅時間などを気にせず参加できる点です。特に会場まで遠いところに住んでいる社員の場合、どこからでも参加できるオンラインイベントはメリットが大きいといえるでしょう。

また、会場を確保する手間・費用もなくなるため、浮いた費用で社員向けに何かをプレゼントするといったことも可能です。

オンライン開催のデメリットは、ネット環境が不安定だと円滑にコミュニケーションが取れなくなる点です。通信が途切れることで、話している音声が聞き取りにくくなったり、相手の表情が見えにくくなったりする可能性がある点は認識しておきましょう。また、利用するデバイスが小さい画面の場合、参加者の顔や話している人の顔を把握しにくくなります。

運営サイドも、参加者全員が楽しめるように、より一層気を配って進行しなければなりません。

オフライン開催のメリット・デメリット

オフライン開催の最大のメリットは、社員と直接会って気軽に話せる点です。

オンラインでも会話することはできますが、表情を読み取ったり、個別に話したりなどは難しくなります。オフラインでは、相手の顔を見ながら色々な人と自由に話すことが可能です。

さらに、イベント後に仲が良いグループで2次会へ行くなどの行動ができる点もオフラインイベントの魅力です。

オフラインイベントのデメリットは、準備に時間が掛かる点です。イベントの規模が大きいほど、会場の確保や会場設営などの準備も手間が掛かります。またオフラインの場合は、会場費や会場に行くまでの交通費など様々な費用が発生します。例えば、大規模な災害など予期せぬアクシデントでイベントが中止にせざるを得ない場合、多額なキャンセル料が発生するケースもあるでしょう。

オフラインイベントの開催は、予算を明確にして、早くから計画的に進めていく必要があります。

オンライン+オフラインの「ハイブリット型」のイベントとは?

最近は、オンラインとオフラインをミックスさせた「ハイブリット型」の社内イベントを開催する企業が増えています

ハイブリット型の社内イベントの場合、社員はオンラインかオフライン、好きな形でイベントに参加することができます。また、主役や運営メンバーはオフラインでその他の社員はオンラインという形や、集まりやすい拠点の社員はオフラインで、地方・海外拠点の社員はオンラインでの参加といった形も可能です。

ハイブリット型は、参加者や規模に応じて柔軟に開催方法を変えられるため、より多くの社員が参加しやすくなるメリットもあります。

ハイブリット型のイベント開催にはメタバースがおすすめ!

ハイブリット型のイベントを開催するにはメタバースの利用がおすすめです。

メタバースとは、インターネット上に作られた仮想空間、または仮想空間に関連したサービスのことを指します。メタバースはゲームやビジネスなどでの利用が多く見られますが、社内イベントの開催にも適しています。

メタバースを活用してイベントを開催するメリット

メタバースでイベントを開催する主なメリットは、以下の3点です。

1. 会場準備の手間・費用を大幅に削減できる
2. 斬新性が高い
3. 目的に合った空間を自由に演出できる

それぞれのメリットについて解説します。

①会場準備の手間・費用を大幅に削減できる

メタバースのイベントでは、会場準備の手間・費用を大幅に削減できるメリットがあります。オフラインイベントの場合、会場の確保や設営などの手間が掛かりますが、メタバースでのイベントでは仮想空間内に会場を構築する形です。

イベントに参加する社員にツールの使い方をレクチャーするだけで済むため、スムーズにイベントの準備を進められるでしょう。

②斬新性が高い

メタバースのイベントは真新しいこともあり、斬新性が高くて社員の興味を惹きつけやすい点もメリットです 。

メタバースのイベントとはどのようなものなのか、興味を持って参加する社員が多くなることが予想できます。社内イベントは多くの社員に参加してもらいたい分、無難な開催方法を選ぶことが多くなり、マンネリ化しやすくなります。

メタバースでのイベント開催は、マンネリを打破する方法としても非常に有効といえるでしょう。

③目的に合った空間を自由に演出できる

メタバースでのイベント開催は、目的に合った空間を自由に演出できる点もメリットです。
周年イベントや社内コンペ、社内表彰式などを行う際には、そのイベントに合った会場を確保する必要があります。しかし、イメージに合った会場を探すのは手間が掛かり、必ずしも希望通りの日程に予約できるわけではありません。

メタバースの場合、イベントの目的に合った空間を自由に構築することが可能です。また、メタバースを提供している会社と相談しながら、社内イベントの準備を進められるメリットがあります。

メタバースイベントにおすすめ!「V-expo」の特徴

メタバースでのイベント開催におすすめなのが「V-expo」です。

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V-expoは、ビジネス・プライベートを問わず利用できるメタバースサービスです。例えば、社内表彰式や懇親会、社員総会、展示会など、様々な社内イベントに対応できます。

利用できる会場もライブホールやイベントホール、セミナールームなどがたくさんあるため、イベントの種類や目的に合わせた会場選定が可能です。

社内イベントの事例はこちらから

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まとめ

今回は、社内イベントを成功させるためのポイントについて詳しく解説しました

社内イベントを成功させるために特に押さえておきたいポイントは以下の3点です。

1. 性別・年齢を問わずに楽しめる内容にする
2. 定期的にリマインドする
3. イベント終了後にアンケートを実施する

参加した社員全員が楽しい時間を過ごせるように、このポイントを意識した上で社内イベントの準備を進めてみてください。

また、どのような社内イベントを開催するべきか迷っている、マンネリ化しているといった方におすすめなのがメタバースでのイベントです。メタバースのイベントは斬新性が高くて社員が興味を持ちやすく、会場準備の手間・費用を大幅に削減できるメリットがあります。

V-expoは、PC・スマートフォンのブラウザからでも利用でき、社内イベントを開催した実績も豊富です。相談・問い合わせも可能なので、ぜひご検討ください。

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