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セミナー開催を円滑に行うためには?必要な準備・手順を詳しく解説!

#メタバース

#セミナー

2023.06.19


セミナー開催を円滑に行うためには?必要な準備・手順を詳しく解説!

企業が開催するセミナーは、売上アップにも繋がる重要な施策の一つです。セミナーを成功させるためには、事前の準備が欠かせません。セミナーを開催するまでの流れ・やるべきことを把握しておけば、企業は期待している効果を得ることができ、セミナー参加者の満足度も高められるでしょう。

本記事では、セミナー開催を円滑に行うために必要な準備・手順について詳しく解説します

目次

セミナーの主な目的

そもそもセミナーとは、どのような目的で行われることが多いのでしょうか。セミナーを開催する目的は大きく「情報提供型のセミナー」と「顧客獲得型のセミナー」の2つに分けられます。

情報提供型のセミナーの場合、講師の知見やノウハウなどを受講者に提供し、アンケートを実施したり、企業のファンになってもらったりすることが主な目的です。

一方、顧客獲得型のセミナーでは以下のような目的で実施します。

・ 新規顧客の獲得
・ 新商品・サービスのPR・認知度アップ
・ 既存の顧客満足度アップ
・ セミナー開催での収益獲得
・ 各所との関係強化

また、セミナーによっては、セミナー後に個別相談会を実施するケースも多く見られます。

講演会や研修との違い

セミナーは「講演会」や「研修」などと混同されがちですが、明確な意味は異なります。セミナーの場合、開催する企業の目的は様々であり、参加者は基本的に一般の人というのが特徴です。

講演会は、あるテーマについて講演者が大勢の参加者に向かって一方的に話す形式です。研修は、仕事で必要な知識・スキルを身につけるための勉強・実習などを行う会のことを指します。研修の場合、参加者が必要な知識・スキルを習得できたかどうかが重視されており、企業によっては新入社員などに義務付けられているケースが多く見られます。

セミナーを開催することで企業が得られるメリット

企業がセミナーを開催することで多くのメリットを得ることができます。代表的なメリットは、以下の3点です。

・ 自社の商品をアピールしやすい
・ 複数人に同時に営業できる
・ 顧客との信頼関係を構築しやすい

それぞれ詳しく解説します。

①自社の商品をアピールしやすい

セミナーの場合、時間が決まっているため、参加者は最後まで席を立たずに話を聞いてくれます。そのため、自社の商品を参加者にアピールしやすくなります

例えば、自社のホームページなどに商品説明を載せていたとしても、最後まで目を通してくれるかどうかは人それぞれです。セミナーでは、商品の疑問点や気になることについて参加者が質問したり、直接手に取って確かめたりできるのが特徴です。

企業側は、対面で商品をアピールすることで、参加者の購買意欲を高められるメリットがあります。

②複数人に同時に営業できる

セミナーでは、複数人に対して同時に営業できる点も大きなメリットです。セミナーの参加者たちは、もともと自社の商品・サービスに興味を持っている人がほとんどです。このような大勢の見込み顧客に対し、一斉にプレゼンができるため、企業側の営業効率は非常に良いといえるでしょう。

③顧客との信頼関係を構築しやすい

セミナーの開催は、顧客との信頼関係を構築しやすいというメリットもあります。セミナーを通して有益な情報を得られたり、悩みが解決できたりすれば、企業への信頼も高くなるでしょう。企業側としても、より詳細な説明がしやすく、顧客に熱意を伝えやすくなります。

企業・顧客との間に強固な信頼関係があれば、新商品の提供なども顧客に進めやすくなるでしょう。

セミナーに参加する人のメリット

セミナーの開催は開催する企業側だけではなく、参加する人にとってのメリットも大きいです。主なメリットは、以下の3点です。

①企業の知識・ノウハウを直接聞ける

セミナーに参加する人にとって、企業の知識・ノウハウを直接聞けるのは大きなメリットです。企業の担当者からホームページなどには載っていない企業の知識・ノウハウなど有益な情報を手に入れられます。また、セミナーはリアルタイムで実施されるため、最新の情報が手に入るのもメリットです。ネットの情報やテキストや動画教材の場合、内容が古くなっているケースも多いです。

セミナーに参加すれば、担当者からあまり表に公開されていないような情報を聞ける可能性もあるでしょう。

②担当者に直接質問できる

担当者に直接質問できる点も、参加者のメリットです。企業の商品・サービスに関してはホームページ上である程度の情報は載っているものの、具体的にどのようにして使えばよいのか、イメージがしにくいケースも多いです。

セミナーに参加することで、担当者に直接質問することができ、自身が抱いている疑問をスピーディーに解決できるでしょう。

③一緒に参加した人と交流できる

セミナーの参加者同士で交流でき、人脈を拡大できる点もメリットの一つです。セミナーの合間の雑談や懇親会などを通じて、新しい人間関係を築くことができます。

また、セミナーに参加する人は目的意識が明確な人がほとんどです。セミナーをきっかけにお互いが有益な情報を交換し合えるような間柄になることも十分に考えられるでしょう。

セミナーを開催するまでの流れ・やるべきこと

ここからは、企業でセミナー開催の準備等を担当する人向けに、セミナーを開催するまでの流れ・やるべきことについて解説していきます。

①セミナーの目的を決める

まずは、セミナーの目的を明確に決めるところから始めましょう。どのような目的で、そのようなメリットを得るためにセミナー開催するのか、明確に設定することで準備するべきことが整理できます。

加えて、どのような層を対象とするのかも決めておきましょう。セミナーの目的・テーマに適した層を選び、さらに何人ほど集客するのかも同時に決めていきます。

②計画を立てる

続いて、具体的な計画を立てていきます。目的・テーマに合った講師を選定し、日程や費用、定員人数なども決めていきましょう

定員や費用については、他社が行っているセミナーの規模や定員数を参考にするのがおすすめです。

③セミナー会場の予約をする

次に、セミナーの規模・定員数に適した会場を予約しましょう。会場はできるだけ駅の近くにあるなど、参加者のことを考慮した上で選ぶ必要があります。

また、会場の雰囲気なども併せて確認しておきましょう。

④告知する

続いて、自社のホームページやSNS、メールマガジン、招待状など、自社がやりやすい方法でセミナーの告知を行いましょう。一般向けの告知に関しては、セミナー開催日のおおよそ一か月前を目途に実施するのがおすすめです。

⑤準備を進める(会場や備品の準備・リマインドなど)

セミナーの告知をした後は、セミナー当日に向けてより詳細な準備を進めていく必要があります。例えば、以下のような準備が必要です。

・ セミナー当日に使う資料・タイムスケジュールの作成
・ 会場・スタッフの配置図の作成
・ 受付対応を誰が・どこで・どのような流れで行うのかの準備
・ 当日の遅刻・キャンセル対応
・ セミナー講師との打ち合わせ
・ セミナーに関する問い合わせ対応

これらの準備に加えて、打ち合わせやリハーサルを綿密に行うことも重要なポイントです。さらに、雪などで交通機関がストップしたり、連絡なしのキャンセル・遅刻が発生したりなどのアクシデントに対する対応方法を決めておけば、当日に慌てることなくセミナーを進められるでしょう。

セミナーを開催するにあたり、準備しておいた方が良い物は以下の通りです。

・ 参加者のリスト一覧
・ タイムテーブル
・ スタッフ・講師・会場スタッフの電話番号リスト
・ 運営マニュアル
・ 会場案内の看板
・ パソコン、パソコン周辺機器
・ プロジェクター
・ 会場の図面
・ 飲食物
・ 紙コップ・紙皿
・ 救急箱

これらも忘れずに用意しておきましょう。

⑥セミナー当日にやるべきこと

セミナー当日は、受付の前に必ず打ち合わせ・リハーサルを行っておくと良いでしょう。大規模なセミナーほど、事前に行う打ち合わせ・リハーサルが重要になってきます。

特にセミナーのメインともいえる、講師がプレゼンで使用するパソコンや機材、音声などは念入りに確認しておきましょう

ほかにも、セミナー当日は以下のような業務を行います。

・ 受付・誘導
・ ステージ進行
・ 資料の配布
・ 飲食の手配
・ アンケートの配布・回収

セミナー開催後のアフターフォロー

セミナーの目的を達成するためには、セミナー開催後のアフターフォローも非常に大切です。以下の2点は必ず実施するようにしましょう。

①欠席者へのフォローを忘れずに行う

やむを得ない理由でセミナーを欠席した人に対してセミナーの概要を送ることで、次回のセミナーに参加してもらいやすくなったり、営業活動に繋がったりすることもあります。

忘れがちになりやすい点ですが、欠席者へのフォローも必ず行いましょう

②アンケート結果を共有して次回に繋げる

アンケートの結果は速やかに集計し、関連部署で共有することも大切なポイントです。セミナーを定期的に開催する方針の場合、改善しなくてはいけない点は全体で共有しておく必要があります。

効果的なセミナーを開催していくためにも、アンケート結果の共有は必ず行いましょう。

セミナーを開催することで生じるデメリット

企業側・参加者にとって様々なメリットがあるセミナーですが、セミナーを開催することで生じるデメリットも存在します。

①担当者に大きな負担がかかる

セミナーを開催するためには、開催日までに様々な準備をしなくてはいけないため、担当者への負担が大きくなります。セミナーの企画から始まり、講師との打ち合わせや集客、当日の準備、受付など、様々な仕事を行わなければなりません。

担当者の負担をできるだけ軽減するためには、一人に負担が集中しないように役割分担を明確にすることが大切です。ほかにも、開催手順をマニュアル化したり、宣伝・集客・運営などの一部の業務を業者に依頼したりといった方法も負担軽減に繋がるでしょう。

②様々な費用が発生する

セミナーを開催するにあたり、会場費や講師への謝礼、スタッフの人件費など、様々な費用が発生します。セミナーの規模が大きくなればなるほど、費用も高額になるでしょう。

費用をできるだけ抑えるためには、会場費・人件費を大幅に削減できるオンラインセミナーがおすすめです。また、セミナー開催のメリットを社員に明確に説明しておくことで、高額な費用が掛かっていることへの理解も得やすくなります。

③売上に繋がったかどうかが把握しにくい

セミナーを開催したことによって、実際に売上に繋がったかどうかの判断は非常に難しいです。セミナー開催の効果があったかどうかを把握したい場合、以下の項目をチェックするようにしましょう。

・ セミナーの参加者数
・ アンケートの回答数
・ セミナー後のフォローアップメールのクリック数

セミナーを開催する度にこれらの数値を確認し、数値の変化を毎回記録することで、セミナーが売上に繋がったかどうかを把握しやすくなります。

メタバースでセミナーを開催するメリット

前述した通り、オフラインでのセミナーは参加者に直接アプローチできるメリットがありますが、開催担当者の負担が大きく、準備の手間・費用が大きくなるといったデメリットがあります。そこでおすすめなのが「メタバース」によるセミナー開催です。

メタバースでのセミナー開催は、以下のようなメリットがあります。

①斬新性が高く参加者の興味を惹きつけやすい

一つ目のメリットは、メタバースは斬新性が高く参加者の興味を惹きつけやすい点です。メタバースは比較的新しいサービスということもあり、メタバースでのセミナー・イベントなどに参加したことがある人は多くはありません。

メタバースでセミナーを開催する場合、どのようなセミナーなのか興味を持って参加する人が多くなることが予想できます。

②準備の手間が掛からない

二つ目のメリットは、準備の手間が掛からない点です。メタバースのセミナー・イベントなどは仮想空間内に会場を用意する形です。参加人数に応じて、会場をより規模が大きいものにしたり、別の会場に変えたりなどを柔軟に行うことができます。

オフラインでの会場準備よりも、はるかに負担が少なく、会場費や人件費などを削減することが可能です。

③イメージ通りの空間を演出できる

三つ目のメリットは、イメージ通りの空間を演出できる点です。メタバースでは、セミナーの目的に合った会場を自由に選ぶことができます。例えば、イベントホールや展示場、会議室などのテンプレートが用意されており、自身でカスタマイズすることも可能です。

オフラインの会場の場合、セミナーの目的にあった会場を確保すること自体難しく、会場の内装を変更するのも手間が掛かります。メタバースは、要望に応じたカスタマイズが可能であり、イメージ通りの空間を演出しやすくなるでしょう。

様々なセミナーに対応できるメタバース「V-expo」

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V-expo」は、パソコンやスマートフォンなどのブラウザから利用できるメタバースサービスです。セミナールームやイベントホール、ライブホールなど、様々な会場が用意されています。

Webから簡単に予約ができ、少ない負担でセミナーを開催することが可能です。メタバースをこれまでに利用したことがない人でも、事前レクチャーや当日サポートがあるため、安心して利用できます。

V-expoは、セミナーや周年イベント、リアル+メタバースのハイブリッドイベント、婚活イベントなど、様々な目的で活用された実績があります。

活用事例については、以下のページをご覧ください。

V-expoの事例

まとめ

今回は、セミナー開催を円滑に行うために必要な準備・手順について解説しました。

セミナーを開催するためには、会場の確保や準備、告知などを行う必要があり、準備の負担・費用は大きくなります。担当者の負担軽減・準備の費用を抑えるためには「メタバース」によるセミナー開催がおすすめです。メタバースでのセミナー開催は、以下の3つのメリットがあります。

1. 斬新性が高く参加者の興味を惹きつけやすい
2. 準備の手間が掛からない
3. イメージ通りの空間を演出できる

V-expo」は、セミナーはもちろん、社内イベントや表彰式など、幅広い目的で活用できるのが特徴です。事前レクチャーや当日サポートもあるため、セミナー準備の負担軽減にもつながります。目的に合ったセミナーを開催するためにも、ぜひ導入をご検討ください。

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